چگونه از پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام استفاده کنیم؟

دایرکت اینستاگرام یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی بین شما و فالوورهاست. در بخش دایرکت ممکن است کاربران به شما پیام‌های مشابه بدهند و پاسخ‌گویی به چنین پیام‌هایی زمان‌بر است. همچنین اگر بخواهید به پیام‌های کاربران واکنشی نشان ندهید، به مرور زمان اعتماد آن‌ها کم می‌شود. بنابراین پاسخ سریع و مؤثر به پیام‌ها، رضایت مخاطب و نرخ تعامل (Engagement Rate) را افزایش دهد و فروش محصولات یا خدمات شما را بیشتر کند. در این مقاله از دکتر مجیک، به بررسی روش‌های پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام (quick reply instagram)، پاسخ خودکار و ترفندهای مدیریت بهتر پیام‌های دایرکت می‌پردازیم.

بررسی قابلیت پاسخ سریع (Quick Replies) در دایرکت اینستاگرام

پاسخ سریع (Quick Replies) یک قابلیت بسیار کاربردی در دایرکت اینستاگرام است که بدون صرف زمان، می‌توانید به پیام‌های کاربران پاسخ دهید. اما چرا این قابلیت برای کسب‌وکارهای اینترنتی اهمیت زیادی دارد؟ در صفحات تجاری سوالات کاربران معمولاً درباره خدمات و فعالیت‌های تجاری شما است. برخی از این سوالات و پیام‌های کاربران شباهت زیادی به هم دارد و طبیعتاً پاسخ‌ شما به چنین کاربرانی مشابه است. اگر بخواهید برای پاسخ‌گویی مشابه به این کاربران وقت بگذارید، قطعاً بخش بزرگی از زمانتان بیهوده هدر رفته است. اینستاگرام قابلیت کاربردی به نام پاسخ سریع یا پاسخ‌های ذخیر شده (saved replies) به اپلیکیشن خود اضافه کرده است که با استفاد از آن می‌توانید تعدادی پاسخ آماده به اکانت خود اضافه کنید. 

تفاوت پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام و پاسخ اتوماتیک

پاسخ سریع یا Quick Replies متن‌هایی از پیش ذخیره‌شده است که هنگام چت در دایرکت با تایپ یا انتخاب کلیدواژه، متن‌های ذخیره‌شده فوراً وارد می‌شوند. پاسخ سریع در دایرکت برای پاسخ‌دهی سریع به پرسش‌های تکراری مناسب است.

پاسخ اتوماتیک یا Auto-Reply پیام‌هایی هستند که به‌صورت خودکار و بر اساس شرط (مثلاً اولین پیام کاربر، خارج از ساعت کاری، کلمهٔ کلیدی خاص) ارسال می‌شوند. پاسخ خودکار به این معناست که وقتی کاربر به شما پیام می‌دهد، بدون نیاز به حضور شما، یک متن از پیش تعیین‌شده برای او ارسال شود.

لزوم استفاده از پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام

اگر مدیریت یک کسب‌وکار اینترنتی کوچک و تازه‌کار را برعهده دارید و تعداد کاربران شما زیاد نیست، شاید این سوال برای شما پیش بیاید؛ دلیل استفاده از پاسخ سریع دایرکت اینستاگرام چیست؟ لازم است بدانید در کسب‌وکارهای بزرگ‌تر پاسخ‌گویی به پیام تمامی کاربران کار ساده‌ای نیست. استفاده از پاسخ‌های آماده در دایرکت به شما کمک می‌کنند تا بتوانید تعداد زیادی از پیام‌های کاربران را در زمان بسیار کمی پاسخ دهید. برخی دلایل استفاده از پاسخ سریع اینستاگرام عبارتند از:

1. صرفه‌جویی در زمان با پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام

با چند لمس ساده می‌توانید پیام‌های پرتکرار را بدون تایپ مجدد ارسال کنید.

2. پاسخ‌گویی سریع‌تر به مشتری

کاربران سریع‌تر جواب می‌گیرند و رضایتشان افزایش پیدا می‌کند.

3. یکدست بودن لحن پیام‌های دایرکت

در صورت برون‌سپاری مسئولیت پاسخ‌گویی، همه ادمین‌ها از یک متن استاندارد استفاده می‌کنند و کیفیت پاسخ ثابت می‌ماند.

4. کاهش اشتباهات با استفاده از saved replies

با استفاده از پاسخ سریع که در اپدیت جید اینستاگرام به saved replies تغییر کرده است، احتمال غلط املایی یا ارسال اطلاعات نادرست کمتر می‌شود.

5. مدیریت آسان در زمان‌های شلوغی

می‌توانید همزمان به پیام‌های زیادی بدون افت کیفیت پاسخ دهید.

6. آموزش ساده نیروهای جدید

فقط کافی‌ست کلیدواژه پاسخ‌ها را بلد باشند تا از همان روز اول پیام‌های درست بفرستند.

ساخت پاسخ سریع دایرکت اینستاگرام (saved replies)

برای ایجاد پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام اولین مرحله تبدیل حساب شخصی به حساب بیزنس یا کریتور است. برای دسترسی کامل‌تر در Meta Business Suite می‌توانید حساب اینستاگرام خود را به فیسبوک نیز متصل کنید. حالا برای ساخت پاسخ سریع در دایرکت یا همان Quick Reply کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:

روش اول ایجاد پاسخ سریع دایرکت اینستاگرام

1. به پروفایل خود بروید و از طریق سه خط افقی (≡) وارد تنظیمات شوید.

2. وارد بخش Business tools and controls شوید.

3. وارد بخش Saved Replies شوید.

4. روی New Saved Replies یا بزنید:

در بخش Shortcut یک کلیدواژه کوتاه مثلاً hi یا faq بنویسید تا با نوشتن آن پاسخ آماده نمایش داده شود.

در قسمت Message متن کامل پاسخ سریع خود را بنویسید.

5. پاسخ ذخیره شده را Save کنید.

اکنون هنگام چت برای پاسخ‌دهی در دایرکت اینستاگرام کافی است کلیدواژه بخش Shortcut را تایپ کنید و از آیکن Saved Replies یکی را انتخاب کنید.

روش دوم ایجاد پاسخ سریع در اینستاگرام

1. به دایرکت اینستاگرام بروید و یک چت جدید ایجاد کنید.

2. از گوشه پایین سمت چپ علامت را انتخاب می‌کنیم.

3. از منو باز شده Saved replies را انتخاب می‌کنیم.

بقیه مراحل طبق روش اول است.

نکات حرفه‌ای برای جواب دادن پیام در اینستاگرام و ایجاد پاسخ سریع در دایرکت اینستاگرام

• از طریق Manage lable می‌توانید پاسخ‌های سریع را لیبل گذاری (Booked, Lead, Ordered, Paid) کنید.

• برای هر سناریو یک Shortcut واضح (welcome, price, delivery, faq, support) بسازید.

• متن‌ها را کوتاه، واضح و شخصی‌سازی‌پذیر بنویسید.

پاسخ اتوماتیک در اینستاگرام

دایرکت اتوماتیک اینستاگرام یک راه حل رایگان برای ارسال پیام خوش‌آمدگویی به فالوورهای جدید، ارائه لینک محصولات یا خدمات و پاسخ به سوالات پرتکرار خارج از ساعات کاری استفاده می‌شود. این روش می‌تواند تا حدودی نیاز‌های شما را رفع کند اما در صورتی که به قابلیت‌های بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از سرویس دایرکت هوشمند اینستاگرام در دکتر مجیک استفاده کنید. برای ایجاد پاسخ اتوماتیک در اینستاگرام ازطریق خود اپ اینستاگرام مراحل زیر را دنبال کنید:

1. از طریق سه خط افقی (≡) وارد تنظیمات شوید.

2. وارد بخش Business&creator tools and controls شوید:

در بخش Frequently ask questions می‌توانید سوالات متداول و پاسخ خودکار به آن را تنظیم کنید.

در قسمت Welcom message نیز یک پیام خوشامد گویی به صورت اتوماتیک به کاربران ارسال کنید.

برای پاسخ خودکار به کامنت اینستاگرام و دایرکت اتوماتیک اینستاگرام در مقیاس بالا، حتماً از ابزارهای موردتأیید استفاده کنید تا بعدها درگیر رفع محدودیت ارسال پیام در اینستاگرام نشوید.

معنی Response و Response Rate در اینستاگرام

Response به یعنی پاسخ است. respond (پاسخ دادن) و response rate (نرخ پاسخ‌دهی) در اینستاگرام به عنوان یک شاخص مطرح است. Response Rate/Time شاخص‌های غیررسمی‌ای هستند که نشان می‌دهند چقدر سریع و منظم جواب می‌دهید. این شاخص روی رضایت کاربر و کیفیت مکالمات اثر مستقیم دارند. در واقع با ایجاد Saved Replies و پاسخ سریع در اینستاگرام این نرخ افزایش می‌یابد.

جمع‌بندی

پاسخ سریع (Saved Replies) و پاسخ خودکار در دایرکت اینستاگرام به شما کمک می‌کنند تا در کمترین زمان، ارتباطی مؤثرتر با مخاطبان خود داشته باشید. استفاده درست از این ابزارها باعث افزایش نرخ تعامل (Engagement Rate)، جلب اعتماد کاربران و رشد سریع‌تر کسب‌وکار اینترنتی شما می‌شود. اگر مدیریت پیام‌ها را به شکل حرفه‌ای انجام دهید، هم در وقت صرفه‌جویی می‌کنید و هم تجربه‌ای مثبت برای مشتریان خود رقم می‌زنید. همچنین با استفاده از quick reply می‌توانید فالوورهای خود را به صورت ارگانیک رشد داده و هزینه خرید فالوور اینستاگرام را کاهش دهید.